Normativa de facturación electrónica

La normativa de facturación electrónica en España está viviendo un cambio profundo con la implantación del sistema VeriFactu, el nuevo modelo de facturación electrónica verificable impulsado por la Agencia Tributaria para garantizar la trazabilidad, integridad y transparencia de todas las facturas emitidas.

Marco legal: Ley Antifraude y VeriFactu

La nueva normativa de facturación electrónica se enmarca en la Ley Antifraude y en el reglamento específico de VERI*FACTU, que regula los sistemas informáticos de facturación.

Su objetivo principal es acabar con el uso de programas de doble contabilidad y asegurar que cada factura sea verificable, inalterable y trazable desde su emisión.

Principalmente, la Ley Antifraude establece que:

• Es obligatorio usar software de facturación homologado que garantice que la factura no pueda manipularse una vez aprobada.
• Es necesario incluir un código QR oficial y un código único en cada factura electrónica, para que su autenticidad pueda comprobarse al instante.
• Se comunica de forma automática o preparada cada movimiento con la Agencia Tributaria, mediante sistemas que cumplan los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU.

¿A quién se aplica la normativa de facturación electrónica?

La normativa de facturación electrónica vinculada a VeriFactu se dirige a todas las empresas, pymes y autónomos que emitan facturas en territorio español, con independencia del sector o volumen de facturación.

Los principales colectivos afectados son:

• Empresas y sociedades que tributan en el Impuesto sobre Sociedades y utilizan programas de facturación electrónica o digital.
• Autónomos y profesionales que emiten facturas a clientes finales o a otras empresas.
• Pequeño comercio y retail cuyos tickets deberán estar conectados con sistemas compatibles con VeriFactu (TPV, cajas registradoras, etc.).

En la práctica, la norma implica que ya no será válido basarse en hojas de cálculo caseras, talonarios manuales o software no adaptado, cuando se utilicen sistemas informáticos para facturar.

Fechas clave: cuándo entra en vigor

Aunque ha habido ajustes y ampliaciones de plazos, la referencia general de la normativa de facturación electrónica asociada a VeriFactu es 2027, con fases diferenciadas:

• Empresas y sociedades: tienen la obligación de adaptarse a la facturación electrónica con VeriFactu desde el 1 de enero de 2027 en muchos supuestos, especialmente para quienes usan software de facturación digital.
• Autónomos: tienen la obligación desde el 1 de julio de 2027, ampliándose el plazo para facilitar la adaptación de este colectivo.

Requisitos técnicos de la normativa de facturación electrónica (VeriFactu)

La normativa no solo dice “hay que facturar electrónicamente”, sino cómo debe hacerlo el software para que la factura sea válida a efectos fiscales. Entre los requisitos técnicos principales se encuentran:

• Código QR obligatorio. Cada factura debe incluir un código QR único, que permite al cliente o a la Administración verificar en tiempo real que la factura existe, es auténtica y está registrada correctamente.
• Registro digital único e inalterable. La factura debe ir asociada a un código alfanumérico único o registro digital, de forma que no pueda modificarse sin dejar rastro y se garantice la trazabilidad completa.
• Software de facturación homologado. La normativa exige utilizar un programa de facturación que asegure:
  • Integridad de la información.
  • Inalterabilidad de los datos una vez emitida la factura.
  • Conservación de los archivos durante el tiempo legal de prescripción.

• Comunicación con la Agencia Tributaria. El sistema debe permitir la opción VeriFactu SÍ, que envía las facturas directamente a la AEAT, o al menos generar los registros en formato estándar para remitirlos cuando sea necesario.
• Formato estándar de los datos. Las facturas deben generarse en formatos electrónicos compatibles con el estándar exigido (por ejemplo, estructuras XML que siguen las especificaciones de la AEAT).

Sanciones por incumplir la normativa de facturación electrónica

La normativa de facturación electrónica vinculada a VeriFactu prevé un régimen sancionador relevante. Es decir, no adaptarse al sistema puede tener consecuencias tanto económicas como fiscales:

• Multas de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal en los casos más graves, especialmente si se utilizan programas no certificados o se manipulan facturas fuera del sistema.
• Pérdida de validez fiscal de las facturas no emitidas según la normativa VeriFactu, lo que implica que esas facturas podrían no servir para justificar ingresos o deducir gastos.
• Sanciones adicionales en el marco de una inspección tributaria, si se detectan irregularidades en la integridad o trazabilidad de la facturación.

Diferencias entre facturación electrónica y VeriFactu

Aunque a veces se usan como sinónimos, facturación electrónica y VeriFactu no son exactamente lo mismo:

• La facturación electrónica obligatoria 2026 se refiere a la generalización del uso de facturas electrónicas entre empresas y autónomos, en línea con la Ley Antifraude y las tendencias europeas.
• VeriFactu es el sistema concreto de emisión de facturas verificables que define cómo deben comportarse los programas de facturación para que cada factura sea verificable, inalterable y trazable, y pueda comunicarse automáticamente a Hacienda.

En la práctica, para estar al día con la normativa de facturación electrónica, la mayoría de negocios deberán:

• Usar factura electrónica como formato principal.
• Hacerlo a través de software compatible con VeriFactu, o con sistemas informáticos de facturación que cumplan de forma expresa el reglamento.

¿Cómo cumplir la normativa de facturación electrónica?

De forma resumida, para cumplir con la normativa de facturación electrónica y con VeriFactu, las empresas y autónomos deberían:

• Revisar si su software actual está homologado o preparado para VeriFactu.
• Implantar un sistema de facturación electrónica con QR y código único, que garantice integridad y trazabilidad.
• Configurar la comunicación automática o semiautomática con la AEAT, activando la opción VeriFactu cuando proceda.
• Formarse en los nuevos procedimientos: emisión de facturas, rectificativas, gestión de errores y conservación de registros.